Проанализированный документ: ПІвень_doc_оновлений_Автосохраненный1_.doc Лицензия: ВОЛОДИМИР МАТІЄВСЬКИЙ
TEE и кодировка:
ifilter n/a
Детальный анализ тела документа:
Диаграмма соотношения частей:
Детали обработанных ресурсов:
23 - ОК /
22 - Ошибок
Активные ссылки (URL-адреса, извлеченные из документа):
Детальный анализ документа:
-Міністерство освіти і науки України
Державний заклад
,Луганський національний університет імені Тараса Шевченка"
Навчально-науковий інститут фізики, математики та
інформаційних технологій
Кафедра документознавства та інформаційної діяльності
Півень -Юлія Миколаївна
ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ:
Проведення дистанційних засідань та нарад
Бакалаврська робота
за спеціальністю 029
"Інформаційна, бібліотечна та архівна справа"
Особистий підпис - ______________
Науковий керівник -
канд. пед. наук, доцент_-_____________ Н.
О. Курило
Завідувач кафедри -
канд. пед. наук, доцент _______________ І.М.Крохмаль
2023
-ЗМІСТ
ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ................-.-3
ВСТУП................................4
РОЗДІЛ 1.
ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ОСОБЛИВОСТІ ДИСТАНЦІЙНИХ ЗАСІДАНЬ ТА НАРАД......................-.7
-1.1.Дистанційна форма проведення засідань .............- 7
-1.2-.-Нормативне регулювання дистанційних засідань та нарад .....- -11
1.3. Технічне забезпечення організаціі дистанційних засідань .-.... -1-7
-Висновки до розділу 1.......................-20
-РОЗДІЛ 2.
. ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ ДИСТАНЦІЙНИХ ЗАСІДАНЬ ТА НАРАД....-......................................................................................................23
-2.1-.-Організація дистанційного засідання ..............-..-2-3
-2.2 Документаційне оформлення дистанційного засідання ......-.-27
2.3.Культура цифрового спілкування ...........-...........-3-3
-Висновки до розділу 2.......................3-7
-ВИСНОВКИ............................-...39
-СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.............-..43
-
-
ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ
ТЗ - технічне забезпечення
ІТ - інформаційні технології
МВС - Міністерство внутрішніх справ
ДН - дистанційні наради
ст. - стаття
США - Сполучені Штати Америки
ВСТУП
Актуальність теми дослідження. Проведення дистан-ційних засідань та нарад наразі є актуальним запитом суспільства. Перед керівниками всіх рівнів постало завдання належної організації діяльності юридичної особи в умовах обмежених можливостей. Відсутність належного нормативно-методичного супровіду та техн-ічних можливостей лише ускладнюють проблему. Крім самої організації процесу, необхідним є дотримання всіх належних процедур для визнання результатів проведення засідання та особливо його легітимності. До вирішення означеної проблеми активно долучилися наук-овці і практики. Поради та рекомендації почали з-'-являтися на шпальтах професійних видань та фахових форумах. Проблема проведення засідань і нарад не є новою В. Биков, О. Загорецької, Ю. Палеха, С. Сельченкова, Т. Іванова, Л. Піддубна, В. Вакуленко, М. Орлатий, І. Самсонова та ін. досліджували цю проблем-у. Проте в сучасних умовах організація проведення дистанційних засідань та нарад потребує інструментарію та чітких роз-'-яснень.
На сьогодні наявні широкі можливості використання електронних технологій для дистанційних комунікацій як для забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, так і для взаємодії з громадськістю, бізнесом. Широке впровадження -таких технологій дозволяє забезпечити діяльність у надзвичайних ситуаціях і, в багатьох випадках, підвищити її ефективність.
-Мета бакалаврської роботи полягає в узагальненні законодавчої практики- - з питань можливості використання електронних технологій для дистанційних комунікацій як для забезпечення проблем та шляхів їх вирішення.
-
-Завданням бакалаврської роботи є:
1.
- -Обґрунтувати поняття дистанційної форми проведення засідань-.
-2. - -Вивчення -нормативних документів, що -регулю-ють проведення- дистанційних засідань та нарад-.
-3. - -Дослідити -т-ехнічне забезпечення організаціі дистанційних засідань-.-
4. - Наданні рекомендацій для проведення засідань і нарад.
Об'єкт дослідження - організація засідань та нарад.
-Предмет дослідження - -особливості організації та проведення дистанційних засідань та нарад.
-Методи дослідження. Методологічну основу бакалаврської роботи становить поєднання як загальнонаукових методів пізнання, таких як: аналіз (для обґрунтування поняття, ознак та законодавчого визначення проведення дистанційних засідань та нарад); синтез (для -вивчення нормативно-правової бази засідань та нарад в Україні); системно-структурний метод (для з'ясування особливостей проведення дистанційних засідань та нарад); системний підхід (для дослідження організаційно-правових методів проведення дистанційних- засідань та нарад); узагальнення (для вивчення питання проведення засідань та нарад у мережі Інтернет та соціальних мережах); формально-логічний метод (для надання пропозицій щодо вдосконалення правового механізму проведення дистанційних засідань та нара-д ), сукупність яких дозволила провести повне комплексне дослідження поставлених завдань.
- -Наукова новизна дослідження полягає в узагальненні наявного досвіду у сфері проведення дистанційних засідань та нарад, виявленні наявних тенденцій та протиріч у правовому регулюванні на сучасному етапі-.
Практичне значення бакалаврської роботи полягає у застосуванні результатів дослідження під час викладання навчальних курсів
"Документаційне забезпечення діяльності колегіальних органів"
тощо для- студентів спеціальності 029 "Інформаційна, бібліотечна та архівна справа" у ЗВО, а також у практичній діяльності органів державної влади й місцевого самоврядування при опрацюванні загальних і спеціальних положень правового, організаційного впорядкування с-успільних інформаційних відносин та механізму забезпечення проведення дистанційних засідань та нарад.
-Апробація дослідження. Результати роботи апробовано на науково-практичн-ій конференції.- Актуальні питання документознавства: історія та сьогодення" -м. Миргород.
-Структура роботи складається зі вступу, двох розділів і висновків до них, загальн-ого- висновк-у-, списку використаних джерел.
-
-РОЗДІЛ 1
ХАРАКТЕРИСТИКА ТА ОСОБЛИВОСТІ ДИСТАНЦІЙНИХ ЗАСІДАНЬ ТА НАРАД
- 1.1.-Дистанційна форма проведення засідань
-
-Сучасні технології надають широкі можливості для віддаленого (дистанційного) проведення заходів шляхом відео та аудіо- конференцій у мережі Інтернет.
- -Основою матеріальної бази є комп'ютери, смартфони, інші мобільні
пристрої та обов'язковий доступ до мережі Інтернет. Фахівці, які реалізують дистанційн-і засідання та наради-, повинні володіти основною спеціальністю (навчальним предметом), володіти загальними інформаційними технологіями та навичками роботи з конкретним програмним забезпеченням, яке використовується для реалізації проекту дистанційних засідань.
- -Дистанційна робота зазвичай розглядається як різновид трудових відносин.Гнучке поєднання дистанційної роботи із звичайною - це гарна можливість врахувати різні обставини, зекономити час та ресурси
Варто звернути увагу на переваги та недоліки дистанційної- роботи в умовах, коли вона суттєво переважає над звичайною офісною. Биков В.Ю. [4; 5]-
-П-ереваги-:
: - -відсутні витрати часу і грошей на дорогу до роботи і назад (там, де такі витрати є суттєвими);
: - -працівник може перебувати будь-де, де є доступ до Інтернету і наявність комп'ютера або смартфона;
: - -висока оперативність для багатьох видів діяльності;
: - -можливість більшої концентрації на роботі за відсутності факторів, що відволікають у офісі;
: - -більша гнучкість у плануванні свого режиму роботи;
: - -можливість персоналізованих умов роботи, особливо у випадках, пов'язаних із певними особистими життєвими
обставинами та станом здоров'я;
: - -можливість дотримання умов ізоляції, що обумовлені надзвичайними ситуаціями.
Н-едоліки-:
: - -необхідність більшої самодисципліни і відповідальності;
: - -відсутність повноцінного спілкування з колегами, як формального, так і неформального, що може ускладнити виконання завдань;
: - -не завжди просто забезпечити належні умови для роботи вдома;
: - -розмивання межі між роботою та особистим життям, що може призвести до професійного вигорання та проблем у особистому житті;
: - -можливі проблеми зі здоров'ям, спричинені зменшенням рухливості.
- Дистанційна нарада - це форма організації спільної діяльності працівників одного чи декількох підприємств, установ, організацій, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання, розробка чи ухвалення рішення в реж-имі онлайн. Різновидами нарад є селекторні наради та ін. Засідання - це форма організації роботи постійно діючого органу (ради; комісії, колегії, комітету) чи групи. -Звичайне проведення засідань передбачається статутом організації чи положенням про неї. Але вони можуть проводитися і з ініціативи керівника. - -До- дистанційних- засідань і нарад примикають також збори, проведені на виробництв-ах-, в організаціях, установах в робочий час.- -Переважним на практиці видом спільної діяльності працівників є наради. Вони можуть бути запланованими і позаплановими. За метою наради діляться на навчальні, інформаційні, роз'яснювальні, проблемні. За способом проведення виділяють такі види нарад; диктато-рські, автократичні, сегрегативні, дискусійні, вільні і змішані. За змістом рішень виділяють наради: зв'язані з розробкою(підготовкою і прийняттям) рішень-,- для організації виконання раніше прийнятих рішень-,-з метою контролю за виконанням рішення-, -для підведення підсумків і оцінки зробленої роботи-,- з метою обміну інформацією-, -для виявлення думок та ін. [-111-; -154-]-
- - -Про наради часто говорять, що найкращі з них ті, котрі взагалі не проводяться. Тому -організатор- повинний насамперед з'ясувати, чи доцільно проводити нараду. При цьому оцінюються альтернативні варіанти: домовленість по телефону, -ви-рішення питання в процесі майбутніх ділових бесід, включення даного питання до порядку денного іншої наради. - -Ефективність наради багато в чому залежить від якості її підготовки. Рекомендується: :- -заздалегідь визначити порядок денний, включивши в нього один-два, максимум три питання; :- -запросити лише тих працівників, що мають відношення до обговорюваних питань; :- -вчасно сповістити учасників про місце і час проведення наради, ознайомити їх з підготовленими документами - порядком денним, текстами чи тезами доповідей, довідками, проектами рішень; :- -завчасно повідомити тих, чий виступ буде бажаним чи необхідним; :- -забезпечити підготовку приміщення й організаційної техніки; :- -організувати стенографування чи звукозапис. - -При проведенні наради- організатор -також повинен дотримувати ряд правил-:- -1. -Починати нараду потрібно точно в призначений час. Не починати раніше і не чекати тих, що спізнюються. Це дисциплінує учасників. -2. -Якщо відсутні учасники, без яких проводити нараду не можна, її краще перенести. У відношенні винних треба вжити заходів. -3. -Відкриваючи нараду, варто чітко сформулювати її мету, запропонувати регламент і загальну тривалість. Це направить нараду в потрібному руслі. -4. -У процесі наради потрібно стежити за регламентом, задавати уточнюючі запитання, направляти хід дискусії.-
5. -Закриваючи нараду, варто підбити коротко її підсумки і конкретизувати результати. Інакше в деяких учасників складеться думка про її непотрібність. -6. -Нараду потрібно закінчити точно в намічений час, що забезпечить головуючому репутацію вмілого керівника. Якщо завершити її у встановлений термін не вдається, то краще перенести закінчення на інший час, але не затримувати учасників. - -Деякі наради мають свою специфіку. Наприклад, якщо тези чи тексти доповідей і виступів попередньо розмножені і заздалегідь роздані, їх можна не заслуховувати, а обмежитися лише обговоренням. Наради за підсумками виконання прийнятого раніше рішення можуть -бути зведені лише до виступу головуючого і відповідей на запитання. - Дистанційні -наради доцільніше проводити в другій половині дня, оскільки перша більш корисна для самостійної роботи. Тривалість будь-яких нарад повинна бути в межах 1,5 години, оперативних - ЗО - 40 хвилин. На обговорення одного питання рекомендується виділяти 30 - 40 -хвилин. -
1.2. -Нормативне регулювання дистанційних засідань та нарад-
-В Україні практично відсутня нормативна база для регулювання дистанційної роботи. Є окремі рекомендації щодо дистанційної організації роботи і проведення засідань-.
"Члени Комітету на засіданні 28 вересня 2020 року, яке проводилося у форматі відеоконференції, ухвалили рішення включити до порядку денного четвертої сесії і за результатами розгляду прийняти за основу проект Закону про внесення змін до деяких законодавч-их актів щодо удосконалення правового регулювання дистанційної роботи №4051.
Законопроектом пропонується внести зміни до Кодексу законів про працю України та Закону України "Про охорону праці", якими зокрема передбачається: розмежувати поняття та правове р-егулювання гнучкого режиму праці, дистанційної та надомної роботи; уточнити обов'язки власника щодо ознайомлення працівника, з яким укладено договір про дистанційну роботу, із правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, локальними н-ормативними актами роботодавця, повідомленнями та іншими відповідними документами; визначити підстави для запровадження гнучкого режиму робочого часу тощо"-/ [https://news.dtkt.ua/labor/labor-relations/65200-komitet-vru-za-pravove-reguliuvannia-distanciinoyi-roboti]-.
Наразі прийнято Закон України
"Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу"
від 04.02.2021 № 1213- ІХ. Крім того пі-дготовлено низкунормативних документів для регламентації дистанційних засідань, наприклад, Проект Закону про внесення змін до
Регламенту Верховної Ради України щодо проведення дистанційних засідань Верховної Ради України -[http://w1.c1.rada.gov.ua/pls/zweb2/webproc4_1?pf3511=73889]-.
Для належної організації проведення дистанційних засідань юридичним особам рекомендовано укласти локальні нормативні акти.
-Умови дистанційної роботи повинні бути врегульовані або індивідуально для кожного працівника та/або внутрішнім нормативним актом.
Обов'язковою умовою є досягнення згоди між працівником та працедавцем. Дистанційна робота може поєднуватися з гнучким режимом- робочого часу. В-арто розглядати такі дистанційні роботи-:
: - -сервіси конференцзв'язку-;
-: - -сервіси дистанційної роботи з документами-;
: сервіси інформування;
: сервіси зовнішньої взаємодії;
-Документи, які перед початком наради роз-силають- учасникам, містять основні тезиси, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.- Слід враховувати, що за умови належної підготовки аудиторії у деяких випадках можна обійтися взагалі без доповіді, запропонувавши учасникам матеріал, де відбито основні положення її. -[-63-; -69-]-
-Документи для учасників наради слід готувати і в-і-дправляти заздалегідь. Практика вручення таких документів безпосередньо перед початком або тим більше під час наради невиправдана, оскільки учасники позбавлені можливості серйозно вивчити документи, обговорити їх із спеціалістами. Пропоновані учасникам док-ументи систематизують, скріплюють або кладуть у папку. Неприпустимо вимагати повернення документів після наради.- -Підготовка учасників до наради передбачає:-
-визначення своєї ролі у розв'язанні завдань, поставлених перед нарадою, з'ясування своєї позиції з питань, які передбачається обговорити;
докладне ознайомлення з документами;
чітке формулювання запитань до ведучого й учасників;
підготовку матеріалів (даних-, аргументів, фактів) до полеміки;
підготовку тексту виступу.
- Належній організації наради сприятиме залучення до обслуговування технічного персоналу, завданням якого є забезпечення учасників наради засобами для запису, стенографування, ведення протоколу, виконання поточних друкарських робіт і оперативни-х доручень керівника, демонстрування плакатів тощо. Мобілізації уваги учасників сприятимуть такі поради: бажано підкреслити зв'язок між порядком денним наради- і професіональними або посадовими інтересами її учасників.
Очевидно, що завдання функціональних ланок управління різні, не завжди збігаються інтереси лінійних підрозділів. -Тим вище буде оцінено вміння керівника вказати роль кожного з них у розв'язанні поставлених перед нарадою завдань;
доцільно запропонувати учасникам наради ряд конкретних питань, які передбачається обговорити і розв'язати; ці питання у порядку денному можу-ть бути не відбиті. Корисно висловити думку про можливі наслідки тих або інших рішень, прийнятих на нараді.- -
Тривалість вступної промови, як правило, становить 5-7 хв. Оголошення доповіді-.-Після вступної промови починається доповідь або повідомлення. Такий порядок встановлено традиційно. Проте не завжди він виправданий. У ряді випадків доповідь може замінити коротка інформація, представлена учасникам у письмовому вигляді, тези доповіді або ї-ї текст.- -Текст доповіді повинен містити конкретні пропозиції, що будуть предметом обговорення.-
-Доповідь має бути короткою і чіткою, при цьому слід зробити необхідні акценти. Цьому сприятимуть змістова точність, логіка викладення, грамотна мова, необхідна емоційність. - -Доповідь повинна викликати інтерес аудиторії. Важко сподіватися на активне обговорення, якщо питання, порушені у доповіді, далекі для учасників наради, в цілому залишають їх байдужими.- Слід приділяти увагу мотивації, яка сприяє привертанню уваги слухачів, враховувати реакцію аудиторії і змінювати емоційну побудову виступу відповідно до неї.-
- Найважливішим елементом, що сприяє успішному сприйняттю доповіді, є сміливе і відверте формулювання важких, не розв'язаних питань. -Це завжди приваблює аудиторію, мобілізує її увагу. Доповідь має бути інформативною для певної аудиторії. Повторення відомих істин може лише відволікти увагу учасників наради, знизити інтерес до обговорюваної проблеми.-
-Перед керівником нерідко виникає проблема: визначити свій погляд до або після обговорення питання учасниками наради. Очевидно, що якщо керівник у доповіді, яку слід обговорити, досить категорично визначить свою позицію або тим більше рішення, то великою є -вірогідність того, що багато учасників від виступу відмовляться, а якщо й виступлять, то це будуть лише доповнення, уточнення, що не змінюють суті сказаного керівником. Крім того, не виключено, що деякі учасники наради всіляко підтримуватимуть доповідача.- Це нерідко породжує лестощі, підлабузництво і також не сприяє об'єктивній оцінці ситуації. Очевидно, що в обох випадках, хоча і з різних причин, інтелектуальний потенціал учасників повністю не буде використаний. [-696-]-
От-же, доцільно, щоб визначення проблеми не супроводжувалося викладенням поглядів керівника на способи її розв'язання. Це дасть змогу учасникам вільно висловити свої пропозиції, обмінятися думками. Керівник має можливість оцінити пропозиції, що надійшли, врах-увати усі фактори, глибше зрозуміти проблему. Наприкінці обговорення він викладає й обґрунтовує свої погляди і відповідні рішення.Можливий і такий порядок, при якому вже на початку наради керівник викладає свою позицію. Він доцільний тоді, коли у колективі- досить міцні демократичні традиції і є впевненість у тому, що кожен бажаючий без перешкод висловить свою думку.
К-адрові питання:
-:- -розроблення схем та умов дистанційної роботи для окремих підрозділів та посад;
:- -складення переліків посадових осіб, які: можуть бути повністю переведені на дистанційну роботу; -
-:- -не можуть бути переведені на дистанційну роботу; можуть працювати з поєднанням роботи в офісі і дистанційної роботи;
:- -у разі потреби, запровадження нових посад, необхідних для вирішення організаційних та технічних питань (SMM-спеціаліст, ІТ-спеціаліст, спеціаліст з кібербезпеки, інформаційної безпеки тощо);
:- -періодичне вивчення можливостей та навичок працівників працювати дистанційно, проведення навчань для підвищення
їх кваліфікації, врахування таких здібностей при проведенні атестації посадових осіб місцевого самоврядування.
Ф-ормування внутрішньої комунікаціі
1. Створення бази даних офіційних електронних адрес та облікових записів, телефонних номерів, наявних пристроїв (смартфони, комп'ютери, планшети та їх операційні системи) членів засідання, посадових осіб;
2. Ств-орення груп у месенжерах (-Viber-, -Telegram-, -WhatsApp-) (для поширення миттєвих повідомлень та отримання зворотного зв'язку);
3. П-роведення навчань та підготовка інструкцій для членів присутніх у нараді;
-4. З-абезпечення належного та своєчасного поширення офіційних електронних матеріалів посадових осіб.
Н-алагодження зовнішньої комунікації з громадськістю та заінтерисованими сторонами
1. Створення та популяризація швидких способів розсилання офіційних матеріалів (електронна пошта, месенжери, соціальні мережі тощо);
2. Популяризація сервіс-ів електронних обговорень, електронних петицій, електронних повідомлень;
3. Забезпечення технічних можливостей трансляції та відеозапису дистанційних засідань та своєчасного оприлюднення інформації про такі заходи, збереження відповідних трансляцій- (або з використанням відеохостингу -YouTube- ,як найбільш поширеного, або на офіційному сайті відповідної ради). -[-114-; -143-]-
1.3. Технічне забезпечення організаціі дистанційних засідань
Дистанційна форма проведення засідань та нарад потребує відповідної технічної підтримки.
Н-еобхідно:-
-1 . - В-изначитися із форматом його проведення: відеоконференція або аудіоконференція;-
-2 . - В-изначити фахівців, які можуть забезпечити виконання такого завдання;
3 . - П-еревірити наявність належної комп'ютерної техніки та каналів зв'язку;
4 . - О-брати належне програмне забезпечення;
5 . - З-абезпечити його встановлення, налаштування, тестування .
- -Програмне забезпечення повинно відповідати таким основним вимогам:
:- -одночасне підключення всіх запрошених-;
-:- -можливість запису дистанційного засідання;
:- -можливість трансляції засідання в Інтернет;
:- -можливість головуючого надавати слово .-
-Наразі на ринку наявні багато видів програмного забезпечення, які передбачають проведення відеоконференцій, вебінарів, аудіо- конференцій . Обрання певного програмного забезпечення потребує фахової консультації із врахуванням наявних технічних умов та можл-ивостей, вимог до функціональності . [-162-; -168-]-
-Очевидно, що аудіоконференції є менш зручними для сприйняття і їх використання більш доцільне під час засідань з невеликою кількістю учасників або при розгляді питань, які не потребують значного обговорення .
- -Очевидні переваги у дистанційній роботі при проведенні різних нарад мають:
: відеоконференції;
: аудіоконференції.
Відеоконференції є найкращим варіантом у більшості випадків. Проте, аудіоконференції є зручнішими у разі проведення засідань за невеликої кі-лькості учасників та відсутності питань, які потребують значного обговорення.
Програмне забезпечення відеоконференції повинно відповідати базовим вимогам:
: - -одночасного підключення всіх членів колегіального органу, працівників, які супроводжуватимуть засідання, а також запрошених осіб;-
-: - -запису дистанційного засідання;
: - -онлайн трансляції дистанційного засідання;
: - -можливості головуючого (модератора) управляти ходом відеоконференції (адміністрування);
: - -наявності функції демонстрації екранів з презентаціями та документами;
: - -бажаною є функція голосування, запису на виступ, внутрішній чат (ці функції можна реалізувати через інше програмне забезпечення).
- -Обов'язковою умовою проведення дистанційних засідань є їх повне технічне фіксування, що дозволяє уникнути спірних питань,пов'язаних із дотримання вимог законів та регламенту.
Програмне забезпечення відеоконференції повинно відповідати базовим вимогам:
: - -одночасного підключення всіх членів колегіального органу, працівників, які супроводжуватимуть засідання, а також запрошених осіб;-
-: - -запису дистанційного засідання;
: - -онлайн трансляції дистанційного засідання;
: - -можливості головуючого (модератора) управляти ходом відеоконференції (адміністрування);
: - -наявності функції демонстрації екранів з презентаціями та документами;
: - -бажаною є функція голосування, запису на виступ, внутрішній чат (ці функції можна реалізувати через інше програмне забезпечення).-
-Наразі в широкому доступі є багато варіантів програмного забезпечення, що передбачають проведення конференцій. Обрання певного програмного продукту потребує фахової консультації із врахуванням наявних технічних умов та можливостей, вимог до функціональност-і. Найбільш поширеними на сьогодні інструментами є Skype for Business, Zoom, WebEx, Google Meet, Zadarma тощо. Ці інструменти є доступними для більшості комп'ютерних (Microsoft Windows, macOS) та мобільних (Android, iOS) операційних систем,що значно спрощу-є дистанційну роботу великої кількості користувачів-.-
-
Висновки до 1 розділу
-Оцінюючи особливості роботи , переваги та недоліки дистанційної роботи, можна зробити висновок, що повністю дистанційна робота - виняток. Гнучке ж поєднання дистанційної роботи із звичайною - це гарна можливість врахувати різні обставини, зекономити час та- ресурси.
Використання інноваційних технологій є однією з важливих основ для
розвитку дистанційних засідань в сучасних умовах. Такі технології сприяють не лише підвищенню якості проведення нарад, а й створенню інформаційної системи управління в цілому. Це -забезпечує гідний рівень роботи над отриманням відповідних компетенцій між керівництвом і робітниками-.
-Дистанційна робота є однією з можливостей сучасної системи організації роботи на основі інформаційно-комунікаційних технологій. Вона чудово поєднується з електронним документообігом, електронними сервісами комунікації -і- у відносинах з громадськістю, бізнесом, державою. Така взаємодія є вкрай важливою для якісної діяльності, особливо в умовах дистанційної роботи-.
-Відеоконференції є найкращим варіантом у більшості випадків. Проте, аудіоконференції є зручнішими у разі проведення засідань за
невеликої кількості учасників та відсутності питань, які потребують значного обговорення.
- -Програмне забезпечення відеоконференції повинно відповідати базовим вимогам:
: одночасного підключення всіх членів колегіального органу, працівників, які супроводжуватимуть засідання, а також запрошених осіб;-
-: запису дистанційного засідання;
: онлайн трансляції дистанційного засідання;
: можливості головуючого (модератора) управляти ходом відеоконференції (адміністрування);
: наявності функції демонстрації екранів з презентаціями та документами;
: бажаною є фу-нкція голосування, запису на виступ, внутрішній чат (ці функції можна реалізувати через інше програмне
забезпечення). [-96-; -101-]
Обов'язковою умовою проведення дистанційних засідань є їх повне технічне фіксування, що дозволяє уникнути спірних питань, пов'язаних із дотримання вимог законів та регламенту. В широкому доступі є багато варіантів програмного забезпечення, що передбачают-ь проведення конференцій. Обрання певного програмного продукту потребує фахової консультації із врахуванням наявних технічних умов та можливостей, вимог до функціональності. Найбільш поширеними на сьогодні інструментами є Skype for Business, Zoom, WebEx, G-oogle Meet, Zadarma тощо. Ці інструменти є доступними для більшості комп'ютерних (Microsoft Windows, macOS) та мобільних (Android, iOS) операційних систем,
що значно спрощує дистанційну роботу великої кількості користувачів.-
-Дистанційна робота посадових осіб можлива у випадках використання ними у своїй роботі переважно комп'ютера та електронних засобів зв'язку, відсутності нагальної потреби особисто контактувати з людьми (особистий прийом) або паперовими документами.
- -Дистанційна робота може добре поєднуватися із звичайною роботою. Вона відкриває широкі можливості застосування часткової зайнятості працівників.
Значна частина роботи із документами може бути здійснена дистанційно шляхом:
: виконання обов'язків поза робочи-м місцем за допомогою службового або особистого обладнання (стаціонарний комп'ютер або ноутбук,
планшет, смартфон);
: використання інструментів спільного редагування одного електронного документа (Google Docs, Microsoft 365);
: використання хмарних сховищ -(Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox) для обміну файлами будь-якого розміру та кількості;
: особистого зв'язку за допомогою миттєвих повідомлень, відео та аудіозв'язку, електронної пошти;
: запровадження системи електронного документообігу та відділ-еного доступу до неї.-
РОЗДІЛ 2
ОРГАНІЗАЦІЯ ТА ПРОВЕДЕННЯ ДИСТАНЦІЙНИХ ЗАСІДАНЬ ТА НАРАД
2.1 Організація дистанційного засідання
- -Для забезпечення проведення дистанційних засідань необхідно вжити низку підготовчих заходів:-
: оновити дані про офіційні електронні адреси та облікові записи, телефонні номери, наявні пристрої (смартфони, комп'ютери, планшети та їх операційні системи) запрошених осіб; у разі їх відсутності вирішити питання забезпечення їх такими пристр-оями на час роботи з проектами рішень та участі у дистанційному засіданні;
-:- -забезпечити встановлення та налаштування програмного забезпечення на смартфонах, планшетах та комп'ютерах членів колегіального органу;
:- -створити облікові записи, що дозволяють ідентифікувати особу у загальноприйнятний спосіб;
:- -створити або перевірити групу у месенджері, доступному для всіх депутатів з їх смартфонів (для оперативного поширення інформації та можливості оперативно обмінюватися інформацією з усіма учасниками);
:- -провести роз'яснення, тренування, у разі потреби, підготувати покрокові інструкції окремо для голови, окремо для депутатів, окремо для посадових осіб, що забезпечують проведення засідання;
:- -забезпечити трансляцію ходу дистанційного засідання через мережу Інтернет та своєчасне оприлюднення інформації про таку можливість;
:- -забезпечити запис ходу дистанційного засідання та його протоколювання;
:- -забезпечити своєчасне поширення проектів порядку денного, рішень та супровідних матеріалів на офіційні електронні поштові адреси .
- -Для аудіоконференції є важливою можливість голосової ідентифікації всіх учасників засідання при оголошенні ними про свою присутність під час реєстрації, під час їх виступів, при оголошенні ними своєї позиції під час голосування . Доцільно передбачити обов'-язковість щоразу під час виступу оголошувати своє прізвище, ім'я, по батькові для уникнення двозначностей при протоколюванні та встановленні результатів голосування .
Особа учасника додатково перевіряється через використання раніше підтверджених способів і-дентифікації: електронний підпис, використання підтвердженого облікового запису, номеру телефону тощо . [-63-; -69-]-
-
Забезпечення проведення дистанційного засідання.
- З огляду на незвичність дистанційних засідань для їх успішності важливим є наявність покрокових інструкцій окремо для головуючого, окремо для учасників, окремо для посадових осіб, що забезпечують проведення засідання. -Під час дистанційного засідання відповідні посадові особи повинні бути готові оперативно надавати консультації учасникам засідання при виникненні у них проблем із відповідним програмним забезпеченням .
Обговорення.
Важливою умовою успішності дистанційного -з-а-сідання є дотримання права -особи - на висловлення своєї позиції та внесення пропозицій . Для цього необхідно забезпечити загального для всіх учасників дистанційного засідання каналу зв'язку для запису на виступ та надсилання письмових документів .
Голосування.
Найпростішими способами встан-овлення результатів голосування:
під час відеоконференції є голосування шляхом підняття рук;
під час аудіоконференції почергового в алфавітному порядку голосового оголошення кожним депутатом свого прізвища, ім'я, по батькові та своєї позиції: за, проти, ут-римався .
За наявності технічних можливостей голосування може бути реалізовано шляхом інструментів, вбудованих в програмне забезпечення, або додаткових програмних інструментів .
- Порядок денний дистанційної наради має містити оптимальну кількість питань (звичайно він складається з одного-двох пунктів), їх формулювання має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради.
Розробляючи порядок денний, необхідно додержувати -логічно і психологічно виправданої послідовності розгляду питань.
Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою.
Зазначений пор-ядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів. Може бути рекомендований і інший підхід. Якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обговорювати ті, я-кі стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися.
Склад учасників наради встановлюють згідно з її метою і порядком денним. Він визначається ступенем ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньою компетентністю, бажанням -і здатністю брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції, передбачуваною участю в реалізації рішень наради та іншими факторами.
Не доцільно запрошувати на нараду працівників, присутність яких на ній не обов'язкова, оскільки такий порядок сти-мулює пасивність, утриманський настрій учасників, призводить до нераціонального використання часу спеціалістів. [222; 223]
Отже, на нараду слід запрошувати не з міркувань а тих, хто може ефективно використати здобуту на ній інформацію, тоб-то залучати співробітників, від яких можна очікувати реального внеску у рішення обговорюваних проблем.
Спосіб оповіщення учасників залежить від умов роботи і розташування організації, кола учасників, технічних засобів. При цьому використовують г-рафік, який доводять до відома усіх учасників, об'яви, запрошення, повідомлення по телефону або радіомережі та ін. Не рекомендується використовувати фразу
"Присутність обов'язкова".
Запрошення слід розсилати якомога раніше. Його текст має бути чітким і не -викликати запитань у адресата.
Підготовка доповіді і проекту рішення.
Підготовка доповіді - один з найвідповідальніших елементів організації наради. Погана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради.
-Підготовка доповіді передбачає: вибір доповідача, власне підготовку доповіді, її обговорення і коригування.
При виборі доповідача враховують такі фактори:
значення проблеми; іноді доцільно, щоб з доповіддю виступав керівник, підкреслюючи тим самим важливіс-ть питання;
наявність серед підлеглих працівника, що знає цю проблему, вміє викласти матеріал і користується авторитетом у колег;
необхідність у процесі наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань, до якої керівник може бути не готовий (наприклад, у п-еріод переходу підприємств і об'єднань на нові умови господарювання на численних зборах трудових колективів і нарадах виступали з доповідями, як правило, не перші керівники, а головні економісти, начальники планових, економічних, фінансових відділів та і-нші працівники);
бажання керівника активізувати підлеглих, підвищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів. Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ставить перед нарадою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішенн-я.
Декілька порад, які допоможуть зробити відеоконференцію ефективною і уникнути неприємностей.
-Т-естування-:
- В-мик-ати- обладнання заздалегідь,
- Т-ест-увати- гарнітуру,
- П-ерев-ірити - якість Інтернету,
- П-еревір-ити- готовність документів,презентацій.
П-риєднання-:
- З-абезпеч-ити- зручне місце на час відеоконференції та належний візуальний та звуковий фон, присутність інших осіб;
- О-бов'язково вимика-ти- звук, -якщо учасник- не бере активної участі в обговоренні;
- П-еред тим як розпочати розмову поза відеоконференцією пересвідч-и-т-и-ся, що вимкн-утий - мікрофон.
-Не поспішати-:
- П-ід час виступу роб-и-т-и- паузи, -
Д-ат-и- співрозмовникам почути Вас.-
-Не забува-ти-, що звук має певну затримку у часі-
2.2 Документаційне оформлення дистанційного засідання
-Значна частина роботи із документами може бути здійснена дистанційно шляхом:
: - -виконання обов'язків поза робочим місцем за допомогою службового або особистого обладнання (стаціонарний комп'ютер або ноутбук,
планшет, смартфон);
: - -використання інструментів спільного редагування одного електронного документа (Google Docs, Microsoft 365);
: - -використання хмарних сховищ (Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox) для обміну файлами будь-якого розміру та кількості;
: - -особистого зв'язку за допомогою миттєвих повідомлень, відео та аудіозв'язку, електронної пошти;
: - -запровадження системи електронного документообігу та відд-а-леного доступу до неї.
- -Під час відеоконференції є бажаним відразу після фіксування результатів поіменного голосування продемонструвати відповідний список учасникам засідання для уникнення непорозумінь та неправильного врахування голосу .
- -Відкрита трансляція та запис дистанційного засідання є обов'язковими умовами їх проведення .
При відеоконференції необхідно транслювати та записувати електронними засобами:
-1. Д-ії головуючого, інших осіб, які виступають, документи, презентації, які вони демонструють;
-2. Д-ії всіх присутніх на дистанційному засіданні осіб під час голосування, запису на виступ .
При аудіоконференції необхідно транслювати та записувати електронними засобами лише голос осіб, які виступають на засіданні або оголошують свою позицію під час голосу-вання .
Записи дистанційних засідань є додатками до протоколів дистанційних засідань[-223-; -224-]-
Рекомендації для оформлення ефективних дистанційних нарад
1. Складіть конкретний порядок денний нарад і швидко перегляньте його перед проведенням.
2. Забезпечте вільний обмін інформацією між членами групи.
3. Повністю використайте членів гр-упи й заохочуйте їх до участі.
4. Створіть атмосферу довіри, щоб члени групи не соромилися відкрито й тактовно коментувати точки зору й ідеї, які вони не поділяють.
5. Розглядайте конфлікт як позитивний фактор і намагайтеся ефективно управляти ни-м.
6. Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення й визначте майбутні заходи, які планується здійснити на виконання прийнятих рішень.
Наради будуть ефективними, якщо присутні не будуть бездумно одностайні у прийнятті рішень. -
-Рекомендації ведучому наради:
Не слід розпочинати- дистанційну- нараду доти, поки запрошені не зявилися на екрані, розмістили свої матеріали, поки не затих загальний шум. Треба уникати прохань про встановлення тиші.
Наради треба відкривати точно у встановлений час незалежно від того, чи усі запрошені присутні- у момент відкриття. Голова повинен зайняти своє місце за 3-5 хв. до початку засідання, даючи зрозуміти, що наближається час відкриття.
Доцільно інформувати присутніх про склад учасників, про те, хто і чому відсутній на нараді або скільки чоловік- із запрошених прибули на нараду.
Необхідно нагадати присутнім мету засідання, порядок денний, встановити регламент. Регламент повинен передбачати 10-15-хвилинні перерви після кожних 80-90 хв. роботи. Час, який відводять для виступу, становить, я-к правило, 5-10 хв. Досвід свідчить, що за цей час людина, яка підготувалася до виступу, встигає викласти свої міркування.
Рекомендується з'ясувати, чи немає у учасників запитань, зауважень, пропозицій щодо порядку денного, регламенту і складу пр-исутніх. Якщо вони є, керівник залежно від форми організації наради приймає рішення сам або разом з учасниками наради.
Керівник повинен сприяти тому, щоб виступив кожен бажаючий. При цьому ніхто не повинен зловживати увагою інших. Ведучий має пра-во ввічливо нагадати тому, хто виступає, про регламент, мету наради і питання, яке обговорюється, запропонувати викладати свої думки ближче до теми. Проте при цьому неприпустимі репліки та ін.
Керівник, що в-еде нараду, не повинен одночасно виконувати інші обов'язки - підписувати документи, розмовляти по телефону, вести переговори із співробітниками та ін.
Особливу увагу ведучий має приділяти висловлюванням опонентів. Людей, які заради інтересів справ-и розкривають невірність прийнятих методів, викладають нові погляди, нетривіальні підходи до розв'язання проблем, необхідно всебічно стимулювати. Саме до таких виступів слід привертати увагу учасників наради. Керівник повинен створити обстановку, коли той,- хто виступає, має бути впевнений у тому, що він не постраждає за критику. Навіть коли керівник не згодний з тим, хто виступає, його критика повинна бути максимально коректною та аргументованою.
Ведучий наради не повинен допускати дублювань у вист-упах. Необхідно ввічливо вказати, що доповідач повторюється, що ці положення вже лунали, ставлення до них відоме і повторне звертання до них позбавлено сенсу. - - 10. Найважливіше завдання голови - організувати і підтримати полеміку, зацікавлений, відвертий і доброзичливий обмін думками між учасниками наради. Для цього він загострює одні пр-облеми, просить висловити думку з інших, не допускає нетактовних виступів і реплік, з повагою ставиться до кожної думки.
11. Обов'язок голови - підтримувати у залі атмосферу зацікавленості, доброзичливості. Не слід вступати у полеміку з учасниками нара-ди, нав'язувати їм свою думку.
Авторитету ведучого наради сприятимуть такі рекомендації: дякувати кожному оратору за виступ; усі повідомлення робити стоячи за винятком коротких коментарів; називати не тільки прізвище того, хто виступає, а й його- ім'я, по батькові і посаду.-
-Рекомендації тому, хто виступає на нараді:
1. Беручи участь у полеміці, не слід читати текст виступу, навіть якщо він був підготовлений заздалегідь. Наявність тексту, тез або плану виступу безумовно корисно, оскільки надає впевненості тому, хто висту-пає, організовує його мову, дає змогу додержувати регламенту, полегшує ведення протоколу. Проте треба враховувати, що текст виступу, складений до початку наради відповідно до порядку денного, у ході наради може потребувати коригування або навіть виявитися -неприйнятним. Отже, текст не повинен обмежувати можливостей того, хто виступає; він може бути лише основою для викладення його думок. Крім того, читання тексту виступу, як правило, позбавлено емоційного забарвлення, образності, створює уявлення формального- акту і тому негативно сприймається аудиторією. Живий, безпосередній виклад завжди краще, ніж звичайне читання.
Якою б не була реакція аудиторії, основна ідея виступу повинна бути доведена до слухачів.
Беручи участь у дискусії і виражаючи свою н-езгоду, необхідно підкреслити спочатку, що з ряду питань погляди ваші та опонента збігаються; бажано привести один-два аргументи, що це доводять.
У ході виступу слід звертатися до всієї аудиторії, а не до окремого опоненту. Це сприяє діловому і спокі-йному обговоренню.
Необхідно чітко аргументувати причини своєї незгоди з опонентом. При цьому ставитися до нього з повагою, не допускаючи образ; найрізкіша критика не повинна принизити його. Виступаючи, треба критикувати думку, а не людину. Аргумента-ція має бути спрямована проти ідеї, принципу, методу, а не їх носія. [-97;104-]- -
Виступи повинні грунтуватися на поглядах, ідеях того, хто виступає, проте при цьому основними мають бути мета наради, інтереси аудиторії, сутність питання, яке обговорюють. Типова помилка багатьох учасників полеміки - підміна розгляду питання порядк-у денного висвітленням власних проблем, побажань і вимог.
Кожний виступ має закінчуватися конкретними пропозиціями. Якщо їх немає, виступати недоцільно.
Вплив на аудиторію суттєво посилюється завдяки правильно обраній тональності, емоційному заб-арвленню виступу, зацікавленому ставленню до обговорюваних проблем. Ще більше посилюють ефект від виступу яскраві приклади, аргументовані аналогії (образні порівняння, афоризми та ін.). Виступ повинен бути не тільки корисним і діловим, а й цікавим для слух-ачів.
9. Необхідно, щоб виступ був максимально коротким. При цьому слід враховувати реакцію аудиторії і, якщо це потрібно, коригувати свій виступ, проте у зв'язку з цим не повинна, звичайно, страждати його основна думка.
Вказуючи на слабкі стор-они в інших виступах, намагайтеся не сперечатися з учасниками наради, а усно задаючи запитання, переконати у помилковості їхніх поглядів.
Готуючись до виступу, доцільно записувати важливі пропозиції інших учасників наради. Це дасть змогу уникнути повт-орення, змінити акценти, підтримати або відхилити певні міркування.
Викладати свої думки слід точно і конкретно; виступати тільки по суті питання. Необхідно бути об'єктивним, зазначати не тільки негативні, а й позитивні сторони; вести розмову про спра-ву, а не про її значення. Говорити слід повільно і неголосно, незважаючи на роздратування, уникати загальних фраз, додержувати регламенту.
Не рекомендується продовжувати полеміку під час перерви, яку слід використовувати, щоб відпочити.
2.3 Культура ц-ифрового спілкування
- -Велике значення для успіху виступу має культура мови того, хто виступає. Як правило, при цьому мають на увазі правильність і чіткість вимови, логічність мови, її виразність і емоційність.-
- Мовна професійна компетенція - це сума систематизованих знань норм і правил літературної мови, за якими будуються правильні мовні конструкції та повідомлення за фахом-. Правильність мови, тобто відповідність її загальноприйнятим мовним нормам, забезпечує взаєморозуміння. -Слухачі негайно відчувають відхилення від правил вимови. Це послаблює їхню увагу, відволікає від сприйняття змісту виступу, знижує довіру до того, хто виступає. Необхідно стежити за мовою дикторів радіо і телебачення, за тим, як використовуються слова і ви-рази у художній літературі, публіцистиці, газетних і журнальних публікаціях. Слід постійно звертатися до словників, довідників, посібників.- Т-очність мови вирішальною мірою залежить від знання предмету мови. Використовувані слова повинні відповідати предмету викладення так, щоб той, хто виступає, і слухачі однозначно розуміли один одного. Ускладнюють сприйняття мови, знижують образність її шта-мпи, канцеляризми, часте вживання вставних слів-.- [-352-]- -Логічність мови є основою її доступності, дієвості, доречності. Логічний виклад передбачає несуперечливість суджень, розкриття реальних, справжніх зв'язків і відносин.- -Багатство мови визначається, насамперед, тим, наскільки великий активний словниковий запас того, хто виступає. Важливо також, як він вміє використовувати цей запас. Очевидно, що чим ширший активний запас, тим образнішою, виразнішою і самобутнішою є його м-ова. - -Багатство мови - відображення загальної культури людини.-
-Досягненню мети багато в чому сприяє емоційність мови, що підвищує сприйняття, посилює вплив на аудиторію, активізує зв'язок між тим, хто виступає, і слухачами. Особливо це важливо під час полеміки або дискусії.- Після закінчення доповіді (повідомлення, інформації) доповідач відповідає на запитання, які йому задають в усній або письмовій формі.-
- -Вміння формулювати запитання - важливий фактор управління дискусією. Крім того, особа, що проводить нараду, повинна вміти своєчасно переключати увагу з однієї теми на іншу, доречно акцентувати проблеми, вимагати від кожного учасника дискусії однозначно і ч-ітко висловлювати свою позицію. Відповідати на запитання необхідно і тоді, коли із доповіддю (у письмовій формі) учасники були ознайомлені заздалегідь.
Мета відповідей на запитання - роз'яснити викладене у доповіді, поглибити і доповнити ма-теріал згідно з проханням учасників, переконати їх у достовірності інформації. Проте запитання не повинні виходити за межі обговорюваної теми, відвертати увагу учасників від основної мети наради.
Порядок постановки запитань і відповідей на них має бути чіт-ко визначений. Слід орієнтувати учасників на конкретне і точне формулювання запитання.
Нерідко під час відповідей на запитання виникає полеміка. В її основу найчастіше покладено підміну запитання судженням. Такий обмін думками непродуктивний і далеко не за-вжди цікавий іншим учасникам паради. Крім того, він порушує нормальний хід наради.- -Відповідаючи на запитання, слід дотримуватися таких рекомендацій:
Якщо письмово задано кілька запитань, перед тим як відповідати, треба ознайомитися з їхнім змістом. Розподілити їх так, щоб запитання, на які є найбільш аргументовані відповіді, зачиту-вали останніми.
Якщо запитання задають письмово, то їх слід повністю зачитувати, нічого не змінюючи в тексті.
Відповіді на запитання повинні бути логічними, вичерпними за змістом, зрозумілими за формою і відвертими. Спроби замаскувати або прихов-ати істину призводять до непоінформованості учасників, до створення обстановки, коли учасники наради не прагнутимуть викладати свої погляди і брати активну участь у виробленні рішення. В останньому випадку мету наради досягти не вдається.
Той, хто ві-дповідає на запитання, повинен враховувати мету і завдання наради, його основну тему, передбачувані результати.
Неетично оцінювати запитання і тим більше особу, яка його поставила.
Тональність відповідей на запитання має бути витриманою, добрози-чливою, а розмова - взаємоповажною на рівних.
Не треба протиставляти себе аудиторії; запитання нерідко можна розбирати і шукати відповіді на них разом з аудиторією.- -Відповідаючи на запитання, слід спиратися на знання, які мають слухачі. Нову інформацію доцільно подавати лише у разі потреби.- -
- Д-истанційні наради доцільніше проводити в другій половині дня, оскільки перша більш корисна для самостійної роботи. Тривалість будь-яких нарад повинна бути в межах 1,5 години, оперативних - ЗО - 40 хвилин. На обговорення одного питання рекомендується виділя-ти 30 - 40 хвилин. - -Ефективність роботи головуючого значною мірою залежить від уміння розмовляти з підлеглими й відвідувачами, виступати на дистанц-і-йних нарадах і зборах. Слово - тонкий інструмент і сильна зброя. Ним потрібно вміло користуватися. Від уміння говорити і виступати залежать популярність-,- його авторитет у співробітників і підлеглих. Але саме головне - це впливає на виконання рішень і розпоряджень, а виходить, і на результати всієї діяльності організації. Не обов'язково бути оратором. Але безперечно треба уміти говорити добре, чітко, проф-есійно грамотно. Треба усвідомити, що в спілкуванні з людьми немає дріб'язків. У будь-яких умовах -учасники- повин-ні -говорити спокійно і шанобливо. Не слід підвищувати голос, прискорювати мову, ковтаючи кінцівки слів. Вказівки повинні бути продуманими, інструкції - короткими, ясними і зрозумілими. Тоді слухачі не сумніваються в правильності своїх дій, зібрано і цілеспр-ямовано виконують доручену справу.
- -Вживані положення, судження й висновки повинні бути доступними слухачам, зрозумілими даній аудиторії. Тоді мова буде доречною і діючою. У розмові з людьми важливо правильно і вміло користуватися інтонацією і жестами, розумно використовувати міміку. Вони ро-блять мову щирою, емоційно сприйнятливою. На думку деяких дослідників, уже тільки міміка, інтонація і жести здатні нести до 40 % інформації. Вони дозволяють передати зміст повідомлення наочніше й образніше, виразити емоційно-вольове ставлення промовця до т-еми чи фактів, його позицію. Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності великої кількості людей складає всього 40-45 хвилин. Через 40-60 хвилин після початку наради в його учасників послаблюється увага: починається галас, зайві рухи, розмови. Якщо- й далі продовжувати нараду без перерви, то в більшості учасників настає втома. Після 30-40-хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття,відновлюється їхній нормальний стан, і обговорення проблем можна продовжити [7,9]. Після 90 хвилин роботи ува-га й інтерес до обговорюваних проблем зникають. Даний етап наради фахівці називають періодом негативної активності. У цей момент людина стає некерованою, до усього ставиться знервовано й недовірливо. Рішення, прийняті в такий час, зазвичай відрізняються ек-стремізмом. Якщо ж нарада продовжується без перерви 2 години, то більше 90 % її учасників згодні на будь-яке рішення, аби тількивсе швидше закінчилося.
Висновки до 2 розділу
,- ОБСЯГАМИ РЕСУРСІВ
держа Сучасні технології дають широкі можливості для налагодження та запровадження дистанційної роботи. Крім того,наявність практики дистанційної роботи та відповідної інфраструктури за звичайних умов є запорукою її швидкого та широкого- -впровадження при надзвичайних ситуаціях.
Важливими особливостям-и -є обов'язкове врахування інтересів та пропозицій громадськості та заінтересованих осіб при прийнятті своїх рішень, а також постійна взаємодія з одержувачами адміністративних послуг. Крім відкрито-сті -є необхідним дотримання процедури обговорення регуляторних актів та доступу до публічної інформації.
Тому важливо, щоб запровадження дистанційної роботи супроводжувалося також використанням електронних засобів двосторонньої комунікації з громадськістю та з-аінтересованими особами:
: електронні петиції (подання колективного звернення);
: електронні консультації (обговорення проектів рішень, опитування щодо пропозицій місцевої влади);
: електронний громадський бюджет (ініціювання проектів для фінансування з мі-сцевого бюджету);
: електронні комунікації з налагодженим зворотнім зв'язком (офіційний сайт, електронні ЗМІ, меседжери, соціальні мережі);-
-: електронні адміністративні послуги;
: телефонна гаряча лінія.
Вказані інструменти дозволяють зручно, з мінімальними витратами часу та зусиль реалізувати більшість звичайних можливостей активного жителя або іншої заінтересованої особи.
- З огляду на незвичність дистанційних засідань для їх успішності важливим є наявність покрокових інструкцій окремо для особи,яка скликала нараду, окремо для учасників наради, окремо для посадових осіб, що забезпечують проведення засідання. -Під час дистанційного засідання відповідні посадові особи повинні бути готові оперативно надавати консультації учасникам засідання при виникненні у них проблем із відповідним програмним забезпеченням-.
Досягненню мети багато в чому сприяє емоційність мови, що підвищує сприйняття, посилює вплив на аудиторію, активізує зв'язок між тим, хто виступає, і слухачами. Особливо це важливо під час полеміки або дискусії. Після закінчення доповіді (повідомле-ння, інформації) доповідач відповідає на запитання, які йому задають в усній або письмовій формі.
Вміння формулювати запитання - важливий фактор управління дискусією. Крім того, особа, що проводить нараду, повинна вміти своєчасно переключати увагу з однієї- теми на іншу, доречно акцентувати проблеми, вимагати від кожного учасника дискусії однозначно і чітко висловлювати свою позицію. Відповідати на запитання необхідно і тоді, коли із доповіддю (у письмовій формі) учасники були ознайомлені заздалегідь.
- -Отже, на дистанційну нараду слід запрошувати тих, хто може ефективно використати здобуту на ній інформацію, тобто залучати співробітників, від яких можна очікувати реального внеску у рішення обговорюваних проблем. - - ВИСНОВКИ -
- -Використання інноваційних технологій є однією з важливих основ для- -розвитку дистанційних засідань в сучасних умовах. Такі технології сприяють не лише підвищенню якості проведення нарад, а й створенню інформаційної системи управління в цілому. Це забезпечує гідний рівень роботи над отриманням відповідних компетенцій між ке-рівництвом і робітниками-.-
- -Дистанційна робота є однією з можливостей сучасної системи організації роботи на основі інформаційно-комунікаційних технологій. Вона чудово поєднується з електронним документообігом, електронними сервісами комунікації -і- у відносинах з громадськістю, бізнесом, державою. Така взаємодія є вкрай важливою для якісної діяльності, особливо в умовах дистанційної роботи-. Широке впровадження таких технологій дозволяє забезпечити діяльність у надзвичайних ситуаціях і, в багатьох випадках, підвищити її ефективність.
Основою матеріальної бази є комп'ютери, смартфони, інші мобільні
-пристрої та обов'язковий доступ до мережі Інтернет. Фахівці, які реалізують дистанційн-і засідання та наради-, повинні володіти основною спеціальністю (навчальним предметом), володіти загальними інформаційними технологіями та навичками роботи з конкретним програмним забезпеченням, яке використовується для реалізації проекту дистанційних засідань.
- -В Україні практично відсутня нормативна база для регулювання дистанційної роботи. Є окремі рекомендації щодо дистанційної організації роботи і проведення засідань-. Для належної організації проведення дистанційних засідань юридичним особам рекомендовано укласти локальні нормативні акти.
-Умови дистанційної роботи повинні бути врегульовані або індивідуально для кожного працівника та/або внутрішнім нормативним актом.
Обов'язковою умовою є досягнення згоди між працівником та працедавцем. Дистанційна робота може поєднуватися з гнучким режимом- робочого часу-.
Належній організації наради сприятиме залучення до обслуговування технічного персоналу, завданням якого є забезпечення учасників наради засобами для запису, стенографування, ведення протоколу, виконання поточних друкарських робіт і операт-ивних доручень керівника, демонстрування плакатів тощо. Найважливішим елементом, що сприяє успішному сприйняттю доповіді, є сміливе і відверте формулювання важких, не розв'язаних питань.- Це завжди приваблює аудиторію, мобілізує її увагу. Доповідь має бути інформативною для певної аудиторії. -Повторення відомих істин може лише відволікти увагу учасників наради, знизити інтерес до обговорюваної проблеми.-
-Наразі в широкому доступі є багато варіантів програмного забезпечення, що передбачають проведення конференцій. Обрання певного програмного продукту потребує фахової консультації із врахуванням наявних технічних умов та можливостей, вимог до функціональност-і. Найбільш поширеними на сьогодні інструментами є Skype for Business, Zoom, WebEx, Google Meet, Zadarma тощо. Ці інструменти є доступними для більшості комп'ютерних (Microsoft Windows, macOS) та мобільних (Android, iOS) операційних систем,що значно спрощу-є дистанційну роботу великої кількості користувачів-.-
-Розробляючи порядок денний, необхідно додержувати логічно і психологічно виправданої послідовності розгляду питань.
Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія -з яких може бути гострою і тривалою.
-Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів. Може бути рекомендований і інший підхід. Якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обго-ворювати ті, які стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися
- На нараду слід запрошувати не з міркувань а тих, хто може ефективно використати здобуту на ній інформацію, тобто залучати співробітників, від яких можна очікувати реального внеску у рішення обговорюваних проблем
-Значна частина роботи із документами може бути здійснена дистанційно шляхом:
: - -виконання обов'язків поза робочим місцем за допомогою службового або особистого обладнання (стаціонарний комп'ютер або ноутбук,
планшет, смартфон);
: - -використання інструментів спільного редагування одного електронного документа (Google Docs, Microsoft 365);
: - -використання хмарних сховищ (Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox) для обміну файлами будь-якого розміру та кількості;
: - -особистого зв'язку за допомогою миттєвих повідомлень, відео та аудіозв'язку, електронної пошти;
: - -запровадження системи електронного документообігу та відд-а-леного доступу до неї.
- -Під час відеоконференції є бажаним відразу після фіксування результатів поіменного голосування продемонструвати відповідний список учасникам засідання для уникнення непорозумінь та неправильного врахування голосу .
--Багатство мови визначається, насамперед, тим, наскільки великий активний словниковий запас того, хто виступає. Важливо також, як він вміє використовувати цей запас. Очевидно, що чим ширший активний запас, тим образнішою, виразнішою і самобутнішою є його м-ова.-
Досягненню мети багато в чому сприяє емоційність мови, що підвищує сприйняття, посилює вплив на аудиторію, активізує зв'язок між тим, хто виступає, і слухачами. Особливо це важливо під час полеміки або дискусії. Після закінчення доповіді (повідомле-ння, інформації) доповідач відповідає на запитання, які йому задають в усній або письмовій формі.
-Вміння формулювати запитання - важливий фактор управління дискусією. Крім того, особа, що проводить нараду, повинна вміти своєчасно переключати увагу з однієї теми на іншу, доречно акцентувати проблеми, вимагати від кожного учасника дискусії однозначно і ч-ітко висловлювати свою позицію. Відповідати на запитання необхідно і тоді, коли із доповіддю (у письмовій формі) учасники були ознайомлені заздалегідь.-
Визначальними характеристиками використання сучасних технологій є миттєве донесення інформації до відповідних осіб і надання їм можливості віддаленого опрацювання матеріалів. -При цьому, важливо максимально охопити такими системами інформування відповідних заінтересованих осіб. Це дозволить своєчасно залучити їх до роботи, врахувати їх думку, уникнути конфліктів у подальшому та вибудувати довіру у відносинах-.
-Важливо визнати, що чим вищий рівень використання сучасних електронних технологій та сервісів у звичайних умовах, тим легше їх
застосування і у надзвичайних ситуаціях.
-
-в-Список використаних джерел-
-1. -http-://-www-.-br-.-com-.-ua-/-referats-/-Culture-/74439-1.-html
-
2.-http-://-pidruchniki-.-com-/1061120740629/-dokumentoznavstvo-/-formi-_-kolektivnogo-_-obgovorennya-_-profesiynih-_-problem
-
3. -http-://-posibnyky-.-vntu-.-edu-.-ua-/-et-_-st-/-p-3-8.-html
-
4. -http-://-www-.-dilovamova-.-org-.-ua-/-category-/11-
-
5. Шевчук С.В. Практикум з української мови: Модульний курс: Підручник / Шевчук С.В., Лобода Т.М. - 3-е вид., виправ. І доповнен. - К.: Алерта, 2012. -С.696
6. -http-://-bombabooks-.-com-/-book-/3--etika---dilovogo---spilkuvannya---uchebnoe---posobie-/14--lekciya---kolektivne---obgovorennya---dilovix---problem-.-html-
7-.- -Веснин, В. Р. Практічеський менеджмент персоналу: допомога по кадровій роботі / В. Р Веснін. - Юристъ, 1998. -С- 496 .
-8-. - -Павлова, Л. Г. Основи ділового спілкування: учбова допомога / Л. Г Павлова; під ред. Л. А. Введенської. -2-е изд. - Ростов н/Д: Фенікс, 2009. --С.-331 -
9-. - -Сикачева И. і Курбатова Н. незалежні консультанти по управлінню персоналом, Техніка проведення наради // Консультант. - 2005. -№ 23.
-10-. - -Трофімов В. К. авт.-сост. Ділова етика. - Іжевськ.: ФГБОУ ВПО Іжевська ГСХА, 2012. -С.-352 -
11. -Биков В.Ю. Засоби інформаційно-комунікаційних технологій єдиного
інформаційного простору системи освіти України: монографія / [В. В. Лапінський,-С.226
12. -Биков В. Ю. Дистанційне навчання в країнах Європи та США і
перспективи для України // Інформаційне забезпечення навчально-виховного
процесу: інноваційні засоби технології : монографія / [В. Ю. Биков, О. О. Гриценчук,-С.112-121
13. -Кубрак О.В.Етика ділового та повсякденного спілкування: навчальний посібник з етикету для студентів. - Суми: ВТД 2002. - -С.-208 -
14. -Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища школа, 1982.
Палеха Ю.І. Ділова етика: Навч. посіб. - К.: Вид-во Європ. Ун0ту, 2002. - С.63-69, 140-153.
-15. -Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навч. посіб. - К.: Знання, 2006. - С.223-234.
-16. -Сучасний політик: Практичний посібник політичного діяча. - К.: Фонд Едуардо Фрея (Нідерланди), 1998. - С.20-30.
-17. -Томан І. Мистецтво говорити: Пер. з чес. - К.: Політвидав України, 1989. - С.174-178.
-18. -Хміль Ф.І. Ділове спілкування: Навч. посіб. - К.: Академвидав, 2004. - С.111-154.
-19. -Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: навч. посіб. - К.: Вікар, .162-178.
-20. -Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навч. посіб. - К.: Арій, 2008. - С.88-113.
-21. -Веснин, В.Р. Практічеський менеджмент персоналу : допомога по кадровій роботі \ -С 21-23
22. -Павлов ,Л.Г. Основи ділового спілкування -С.18-20
23. Сикачева І., Курбатова Н. незалежні консультанти по управлінню персоналом , Техніка проведення наради \\Консультант .-2005.-№ 23.
24. Єсімов С.
С. Особливості правового режиму інформаційних систем з обробки персональних даних. Наук. вісн. -Львів. держ. ун-ту внутрішніх справ. Серія: Юридична. 2018. № 1. С. 145 - 156.
25.Камінська Н. В. Захист персональних даних: проблеми внутрішньодержавного, наднаціонального і міжнародно-правового регулювання. Наук. вісн. Нац. акад. внутрішніх справ. 2015.- № 3. С. 106 - 114.
26.Кардаш А. В. Інформація про особу та персональні дані: окремі аспекти співвідношення. Форум права. 2017. № 4. C. 87 - 92.
27.Конвенція Ради Європи № 108 про захист осіб стосовно автоматизованої обробки персональних даних. -URL-: https://tzi.com.ua/konv_108.html.
28.Кохановська О. В. До питання про захист персональних даних в Україні. Вісн. Верховного Суду України. 2011. № 6. С. 28 - 33.
29.Куценко Р. В. Поняття та склад персональних даних працівників за трудовим законодавством У-країни. Наук. вісн. публічного та приватного права. 2017. № 2. С. 78 - 82.
30.Марущак А. І., Мельник К. С. Особливості обробки та захисту персональних даних у мережі Інтернет: європейський досвід та законодавство України. Інформаційна безпека людини, суспі-льства, держави. 2013. № 3 (13). С. 19 - 25.
31.Мельник К. С. Обробка та захист персональних даних в соціальних мережах. Інформація і право. 2014. № 3 (12). С. 64 - 69.
32.Мельник К. С. Теоретико-правовий зміст терміна Інформація і прав-о. 2013. № 3 (9). С. 49 - 57.
33.Мельник К. С. Теоретичні та організаційно-правові засади захисту персональних даних в контексті євроінтеграції України
: монографія
; заг. ред. Пилипчук В.Г., Брижко В.М. Київ
: ТОВ 2016. 126 с.
34.Обуховська Т.
К-ласифікація персональних даних та режиму доступу до них. Вісн. Нац. акад. держ. управління при Президентові України. 2013. № 1. С. 97 - 104. -URL-: http://nbuv.gov.ua/UJRN/Vnadu_2013_1_13.
35.Обуховська Т. І. Нормативно-правове забезпечення обробки та циркуляції персональних даних. Вісн. НАДУ. 2011. № 4. С.
119 - 126.
36.Обуховська Т. І., Шуляк В. П. Персональні дані: теорія та реальність. Електронн-е урядування : міжнар. наук. фах. журн. 2011. № 2. С.
76 - 88.
37.Персональні дані онлайн: проблеми регулювання та перспективи захисту. -URL-: https://rpr.org.ua/news/personal-ni-dani-onlayn-problemy-rehuliuvannia-ta-perspektyvy-zakhystu/.
38.
Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення системи захисту персональних даних : Закон України від 03.07.2013 р. № 383-VII.- URL: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/383-18.
39.Про внесення змін до
Закону України "Про захист населення від інфекційних хвороб" щодо запобігання поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)" від 03.04.2020 № 555-ІХ. Відомості Верховної Ради України. -2020. № 19. Ст. 127.
40.Про Державну службу : Закон України від 10.12.2015 № 889-VIІІ. Відомості Верховної Ради України. 2016. № 4. Ст. 43.
41.Шандрівська О. Є., Шандрівський А. Г. Компаративний аналіз розвитку інформаційно-комунікаційних технологій: пробл-ематика захисту персональних даних. Демографія, економіка праці, соціальна економіка і політика. 2020. №
1 (67). С. 117 - 125.
42.General Data Protection Regulation (GDPR). URL: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5419-2016-INIT/en/pdf.
43.Comm-unication
from the Commission to the European Parliament, the Council, the Economic and Social Committee and the Committee of the regions
"A comprehensive approach on personal data protection in the European Union".
-URL-: //www.ec.europa.eu/health/ data_collection/ docs/ com_2010_0609_en.pdf-/-.
-
47
-
Заявление об ограничении ответственности:
Этот отчет должен быть правильно истолкован и проанализирован квалифицированным специалистом, который несет ответственность за оценку!
Любая информация, представленная в этом отчете, не является окончательной и подлежит ручному просмотру и анализу. Пожалуйста, следуйте инструкциям:
Рекомендации по оценке
